Lær om internkommunikasjon

En vanlig begynnerfeil for informatører er å undervurdere hvor viktig internkommunikasjon er sammenlignet med medierelasjoner og annen eksternkommunikasjon. Australske Forward PR Guide tar derfor for seg nettopp internkommunikasjon i første kapittel/leksjon. Forward PR Guide er et initiativ som tar sikte på å bli et gratis, nettbasert oppslagsverk for informatører. Første leksjon viser hvorfor internkommunikasjon er noe av det viktigste innen kommunikasjonsvirksomheten i en organisasjon.

I introduksjonen blir begrepet internkommunikasjon greit forklart og definert. Grunnlaget er at kommunikasjon er dialog, ikke monolog – en toveis lytteprosess. Internkommunikasjon er både dialog mellom arbeidsgiver og ansatt, og mellom medarbeidere og medarbeidere. De har også med en viktig påminnelse til informatører om at kommunikasjon mellom de enkelte medarbeidere nesten alltid er mer effektiv og har større gjennomslagskraft enn noen form for kommunikasjon mellom arbeidsgiver og ansatt (ovenfra og ned).

Leksjonen er relativt kortfattet og går gjennom hovedpunktene informatører bør beherske innen internkommunikasjon. Blant annet listes det opp eksempler på hvilke teknikker og teknologier som finnes i verktøykassa, slik som én-til-én-møter, e-post, intranett, podcaster og nyhetsbrev. Vi får også svar på hvorfor vellykkede organisasjoner bruker mye tid på internkommunikasjon. Enkelt forklart er det fordi medarbeidere selvsagt alltid vil snakke sammen, og derfor er det bedre å være i forkant ved å sette dagsorden og ha en åpen kommunikasjon, enn bare å la skravla gå blant uinformerte ansatte.

Første leksjonen i denne PR-guiden virker lovende for fortsettelsen, og den virker nyttig for både nyutdannede informasjonsstudenter og yrkesaktive informatører som trenger å repetere litt eller fange opp nye poenger.

Via Young PR.

I samme kategori anbefaler jeg for øvrig den norske nettbaserte verktøykassa for informatører, Syskrinet. Syskrinet er Norsk kommunikasjonsforenings nettsted for fagstoff.

Nettredaktørens ABC

Nettredaktørens ABCHvis du trenger en enkel innføring i grunnprinsippene for nettredaktørvirket, anbefaler jeg Nettredaktørens ABC som den svenske internettrådgiveren Fredrik Wackå står bak. «Webbredaktörens ABC» er en nedlastbar publikasjon i PDF-format med følgende hovedpunkter:

  • Skriving for nett
  • Redigering av tekst
  • Strukturering
  • Opphavsrett på nett
  • Publisering av personopplysninger
  • Lenker
  • Søkemotorer
  • Det redaksjonelle arbeidet
  • En sjekkliste for ferdige nettsider

Wackå skriver kortfattet og enkelt innenfor emnene ovenfor, og presenterer på denne måten i grove trekk hva en nettredaktør bør kunne. I og med at «Webbredaktörens ABC» er skrevet på svensk og ut fra svenske forhold, passer den også godt inn i virkelighetsbildet til norske nettredaktører eller informatører som helt eller delvis arbeider med nettmediet. For eksempel stemmer kapitlene om opphavsrett og personopplysninger også med norske forhold. De andre kapitlene er mer universelle, og passer dermed godt for nettredaktører generelt. Publikasjonen passer også bra som et utgangspunkt nettredaktører kan bruke for å utarbeide for eksempel en manual eller ei smørbrødsliste for kolleger som er bidragsytere til inter- og intranettsider. I et slikt tilfelle vil prinsipper for skriving for nett først og fremst være aktuelt å framheve.

«Webbredaktörens ABC» er utgitt med en såkalt Creative Commons-lisens, som betyr at du kan dele publikasjonen med så mange du vil så lenge det ikke er til kommersielt bruk.

Fem hovedpunkter for intranettstrategien

James Robertson understreker viktigheten av å ha en enkel strategi for organisasjonens intranett. Han trekker fram fem hovedpunkter han mener må vektlegges for å gjøre intranettstrategien enkel å forholde seg til, slik at den blir forstått og fulgt av medarbeiderne. Årsaken er at det ofte ligger en vedtatt strategi og faste prosedyrer for intranettsatsingen, som den/de som arbeider med intranettet sliter med å gjennomføre fordi det for eksempel er for komplisert og byråkratisk. Dette kan være til hinder for å utvikle strategier som fungerer mye bedre for den/de som arbeider med intranettet – og sånn sett for intranettløsningen i seg selv.

En intranettstrategi bør være en enkel beskrivelse av hvordan intranettet skal fungere og hvordan det skal administreres, vedlikeholdes og videreutvikles. Strategidokumentet bør ikke være over en vanlig A4-side i lengde og designet for alle i organisasjonen som har noe med intranettet å gjøre, eksempelvis innholdsleverandører/forfattere. Ansvaret for strategien bør ligge i intranettredaksjonen, ikke i ledelsen. Hovedmålet for strategien må være å gi svar på vanlige spørsmål og problemstillinger, og være et verktøy for å løse vanskelige problemstillinger.

James Robertsons fem hovedpunkter for intranettstrategien:

  1. Hovedsiden
    Alle deler av organisasjonen ønsker mest mulig at «sitt» område på hovedsiden. Strategien må derfor si hva som hører hjemme og – mer viktig – hva som ikke hører hjemme på hovedsiden.
  2. Førstegangspublisering
    Intranett må være hovedkilde, dvs. der hvor informasjonen publiseres først. Hvis informasjonen er kommunisert tidligere, for eksempel via e-post, skal den ikke publiseres på intranett etterpå.
  3. Strategi for informasjonsadministrasjon
    Organisasjonen må ha en enkel strategi på én side for hvert informasjonshåndteringssystem som er i bruk, slik at medarbeiderne kan vite hva som skal brukes når.
  4. Oppskrift for forfattere
    En enkel «smørbrødsliste» beregnet på innholdsleverandører/forfattere må være tilgjengelig. Denne beskriver kort hvordan du skriver, hvordan du bruker publiseringsløsningen og hvem du kan spørre for å få hjelp.
  5. Eierskap
    Det må være klart hvem i organisasjonen som har ansvaret for å drifte, administrere og videreutvikle intranettet. Dette kan for eksempel være en fast intranettredaksjon eller en intranettredaktør med overordnet ansvar.

Via bloggen elearningpost.