Kontrollerer e-posten deg?

Eller kontrollerer du e-posten? Det er spørsmålet.

Både jobb- og privatinnboksen min er fullpakka med e-post, og hver dag tenker jeg at «i morgen skal jeg ta en gjennomgang for å rydde opp». Det betyr med andre ord en ambisjon om å spare på viktig e-post i et strukturert og ryddig mappesystem, og slette de som ikke er aktuelle lengre (eller som aldri har vært det).

Men er dette egentlig et problem? Personlig ser jeg i hvert fall ikke helt det store problemet når det gjelder privat e-post fordi jeg bruker Gmail, hvor kapasiteten øker for hvert minutt som går. All e-post på min konto er godt søkbar, så jeg finner raskt tilbake til innhold jeg er ute etter. Gmails trådlogikk gjør det lett å holde oversikt over e-poster med samme emne, og jeg kan for eksempel lage et system over ulik type e-post ved hjelp av såkalte etiketter. Det eneste jeg ser for meg på minussiden – i tillegg til Googles potensielt suspekte indeksering av e-postinnhold – er at jeg kanskje har et problem den dagen Google går konkurs og jeg ikke har rukket å ta sikkerhetskopier av all e-post med en eller annen form for affeksjonsverdi for meg.

Jobb-e-post, derimot, er etter min mening en større utfordring å holde styr på enn privat. I jobbsammenheng er det opplagt flere hensyn å ta. En spørreundersøkelse blant 1 700 kommunikatører i flere land utført av International Association of Business Communicatiors (IABC) viser at et stort flertall (85 prosent) mener at e-postmengden har en negativ innvirkning på produktiviteten. Den negative effekten e-post har for produktiviteten var faktisk enda større blant dem som bruker håndholdte enheter (PDA og lignende). I denne gruppen mener 93 prosent at e-post senker produktiviteten. 62 prosent av alle respondentene mener de rett og slett mottar for mye e-post, mens «bare» 44 prosent mener de selv sender ut for mye. En undersøkelse Microsoft har gjort blant norske arbeidstakere nylig, viser de samme tendensene. Hele 800 000 norske arbeidstakere føler e-post er et problem, og arbeidstakere over 46 år anser problemet som større enn yngre aldersgrupper.

Tilbake i den internasjonale undersøkelsen blant yrkesgruppen kommunikatører ser vi at det er e-post fra eksterne nyhetskilder som i størst grad bidrar til drukningsfornemmelsen (61 prosent har satt denne kategorien på førsteplass). På andreplass finner vi e-post fra kolleger. 40 prosent av kommunikatørene bruker to timer hver dag til e-postbehandling, 35 prosent sier de bruker tre timer eller mer.

Så hva kan du gjøre for å få gjort annet arbeid enn e-postbehandling mens du er på jobb? Du trenger heldigvis ikke ta den helt ut og droppe e-post som kommunikasjonsform på generell basis. Som en god start anbefaler jeg å sette av tid spesifikt til e-postbehandling. Du kan for eksempel begynne arbeidsdagen med å gå gjennom innboksen for å se om noe haster, hva du kan gjøre senere og slette e-post du med en gang ser er irrelevant. E-post du kan svare på i løpet av et par minutter, tar du med en gang slik at det er ute av verden. Sett opp påminnelser på noenlunde gjennomtenkte tidspunkt for e-post du skal se på senere, og send helst et kjapt svar til avsenderen om når du forventer at du kan ta tak i oppgaven(e). I løpet av arbeidsdagen ellers sjekker du ikke innboksen mens du arbeider med andre oppgaver, men tar en rask sjekk i pausen mellom du er ferdig med en oppgave og før du begynner med noe annet. Hvis du i tillegg til dette greier å strukturere inn- og utgående e-post basert på tema eller spesifikke prosjekt (for eksempel i mapper), er du langt på vei til en enklere og mindre stressende e-posthverdag.

Hvis du trenger flere tips om hvordan du kan ta kontroll over e-posten før e-posten tar kontroll over deg, se for eksempel Sterias 10 e-postbud og Kami Huyses tips til hvordan du kontrollerer innboksen (se også kommentarene i bloggposten).