James Robertson understreker viktigheten av å ha en enkel strategi for organisasjonens intranett. Han trekker fram fem hovedpunkter han mener må vektlegges for å gjøre intranettstrategien enkel å forholde seg til, slik at den blir forstått og fulgt av medarbeiderne. Årsaken er at det ofte ligger en vedtatt strategi og faste prosedyrer for intranettsatsingen, som den/de som arbeider med intranettet sliter med å gjennomføre fordi det for eksempel er for komplisert og byråkratisk. Dette kan være til hinder for å utvikle strategier som fungerer mye bedre for den/de som arbeider med intranettet – og sånn sett for intranettløsningen i seg selv.
En intranettstrategi bør være en enkel beskrivelse av hvordan intranettet skal fungere og hvordan det skal administreres, vedlikeholdes og videreutvikles. Strategidokumentet bør ikke være over en vanlig A4-side i lengde og designet for alle i organisasjonen som har noe med intranettet å gjøre, eksempelvis innholdsleverandører/forfattere. Ansvaret for strategien bør ligge i intranettredaksjonen, ikke i ledelsen. Hovedmålet for strategien må være å gi svar på vanlige spørsmål og problemstillinger, og være et verktøy for å løse vanskelige problemstillinger.
James Robertsons fem hovedpunkter for intranettstrategien:
- Hovedsiden
Alle deler av organisasjonen ønsker mest mulig at «sitt» område på hovedsiden. Strategien må derfor si hva som hører hjemme og – mer viktig – hva som ikke hører hjemme på hovedsiden. - Førstegangspublisering
Intranett må være hovedkilde, dvs. der hvor informasjonen publiseres først. Hvis informasjonen er kommunisert tidligere, for eksempel via e-post, skal den ikke publiseres på intranett etterpå. - Strategi for informasjonsadministrasjon
Organisasjonen må ha en enkel strategi på én side for hvert informasjonshåndteringssystem som er i bruk, slik at medarbeiderne kan vite hva som skal brukes når. - Oppskrift for forfattere
En enkel «smørbrødsliste» beregnet på innholdsleverandører/forfattere må være tilgjengelig. Denne beskriver kort hvordan du skriver, hvordan du bruker publiseringsløsningen og hvem du kan spørre for å få hjelp. - Eierskap
Det må være klart hvem i organisasjonen som har ansvaret for å drifte, administrere og videreutvikle intranettet. Dette kan for eksempel være en fast intranettredaksjon eller en intranettredaktør med overordnet ansvar.
Via bloggen elearningpost.
